OBLIGACIONES GENERALES DE UNA EMPRESA
Hoy os dejamos algunas de las obligaciones o recomendaciones (no fiscales o mercantiles, sino de carácter general) que una empresa debería siempre tener en cuenta a la hora de iniciar su actividad.
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LIBRO DE HOJAS DE RECLAMACIONES
Se trata de un documento de carácter obligatorio en los establecimientos que se encuentra a disposición de los consumidores para que puedan exponer sus quejas por el producto adquirido o servicio prestado, con la garantía de que éstas serán atendidas por el propio establecimiento y por la Administración. Además, debe anunciarse en un cartel la existencia del libro de hojas de reclamaciones.
Si un cliente solicita poner una reclamación, no podemos negarle este derecho. Tendremos que facilitarle el libro de hojas de reclamaciones y darle su copia firmada por la empresa. Ten en cuenta que las hojas de reclamaciones son correlativas, y no se pueden arrancar ya que están enumeradas y no puede haber saltos.
La regulación del libro de hojas de reclamaciones depende de la comunidad autónoma donde estemos establecidos. Así que, en función de la comunidad, se podrá obtener en una papelería o se tendrá que solicitad la administración.
PROTECCIÓN DE DATOS
La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, afecta a todas las empresas y profesionales que traten con datos de personas físicas, desde la recepción de CV, de facturas o inclusive un simple NIF.
Con la adecuación a la normativa de protección de datos (esta de obligado cumplimiento) conseguirás gestionar de formar correcta todos los datos que obren en tu poder y además tener la documentación en regla a la hora de recibir una inspección.
SERVICIOS DE LA SOCIEDAD DE INFORMACIÓN Y COMERCIO ELECTRÓNICO (LSSI)
Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico va dirigida a particulares y empresas que realizan una actividad a través de la red, como son los prestadores de Servicios de Internet, los proveedores de acceso a internet, los portales, los motores de búsqueda o cualquier otro sujeto que disponga de un sitio en internet, incluido el comercio electrónico. El objetivo de esta ley es, principalmente, regular el uso de cookies en webs de empresas, formularios de contacto, garantías de los productos o servicios, atención al cliente,
REGISTRO DE MARCAS Y/O NOMBRES COMERCIALES
El registro de la marca o nombre comercial obtendrás la seguridad jurídica necesaria para que nadie pueda usar tu marca y desprestigiar tus productos o servicios; por el contrario, cualquiera puede usarla o, aún peor, registrarla y obligarte a dejar de usarla.
SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL
La responsabilidad civil es la obligación de reparar un daño provocado a través de una indemnización o compensación económica. El seguro de responsabilidad civil, sea obligatorio o no en función de la actividad realizada, es imprescindible ya que puede cubrir cualquier reclamación que afecte a la empresa.
LICENCIAS DE ACTIVIDAD Y/O APERTURA
Se trata de una licencia municipal obligatoria para que, en un local, nave u oficina, se pueda ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios. La licencia acredita que el local cumple con las condiciones de habitabilidad y uso de esa actividad, sin causar molestias ni generar ningún daño a terceros.
La licencia de apertura o actividad se concede a una determinada empresa, por lo que, si se cambia la actividad ejercida o se traspasa el negocio, precisa ser renovada. Como se trata de una licencia local, se debe tramitar con el ayuntamiento correspondiente. El plazo de respuesta a la solicitud puede demorarse durante meses. No es recomendable la apertura del negocio sin haber recibido la licencia.
LICENCIAS MUNICIPAL DE OBRAS
Licencia necesaria para la realización de cualquier tipo de obras en locales, naves, edificios, etc., dentro de un municipio. Se contemplan dos tipos de licencias: licencia de obras menores y licencia de obras mayores.
En algunos municipios, la realización de obras de acondicionamiento menor de locales, que no afecten a la estructura, distribución ni aspecto exterior de los mismos, no están sujetas a la obtención de Licencia de Obras. En este caso, bastaría una comunicación previa, junto con la presentación de los planos de situación, descripción de las obras y valoración de las mismas.
Se tramita en el ayuntamiento correspondiente, en el departamento de Urbanismo, con anterioridad a la Licencia de apertura o bien simultáneamente. Las obras pueden ejecutarse hasta 6 meses después de haber sido concedida la licencia.
LICENCIAS ESPECÍFICAS
- Licencia municipal de venta ambulante: se trata de una licencia para la instalación de puesto de venta de productos
- Licencia para la venta de bebidas alcohólicas: esta licencia se otorga para establecimientos en los que se pretenda ejercer la venta, suministro o distribución de bebidas alcohólicas, sin estar permitido su consumo inmediato. La solicitud se lleva a cabo en el órgano correspondiente del ayuntamiento.
- Licencia de gran establecimiento comercial: se tramita en la comunidad autónoma.
- Licencia general del juego: habilitan a su titular para el ejercicio de las modalidades de juego de apuestas, concursos y otros
- Licencia para la prestación de servicios básicos portuarios: obtención de la licencia e inscripción de oficio por la Autoridad Portuaria en el Registro de Empresas Prestadoras de Servicios Portuarios Básicos. Se gestiona en la comunidad autónoma.
PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES
El artículo 2 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo establece los sujetos obligados a facilitar información respecto de operaciones sospechosas de blanqueo de capitales. Los más comunes son: aseguradoras y corredores de seguros, servicios y sociedades de inversión, intermediarios financieros, promotores y agencias inmobiliarias, auditores de cuentas, asesores fiscales y contables, abogados y procuradores, comerciantes de joyas y arte, transporte y custodia de fondos, empresas de lotería y juegos al azar, fundaciones y asociaciones, personas que ejerzan funciones de dirección o secretaría en una sociedad, etc.
PLAN DE PREVENCIÓN DE DELITOS PENALES (COMPLIANCE PENAL)
El Compliance surgió en 2010 con la reforma del código penal, cuando se introdujo la responsabilidad penal de las empresas. Consiste en una serie de medidas que toma la empresa para prevenir y evitar infracciones de carácter penal.
Si no se tiene un plan de Compliance Penal en la empresa, y se comete un delito dentro de la actividad realizada, el empresario se verá implicado como investigado en el proceso penal que se inicie pudiendo derivar en responsabilidades.
Si necesitas más información sobre alguno de estos temas no dudes en ponerte en contacto con nosotros