El registro horario electrónico obligatorio es una medida en negociación que promete cambiar la forma en la que las empresas gestionan las jornadas laborales de sus empleados. Aunque la normativa aún debe ser aprobada y no entrará en vigor antes de 2026, conozca sus características y requisitos desde ahora es clave para estar preparados.
En esta entrada, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el registro horario electrónico: cómo funcionará, qué implicará para las empresas y cuáles serán las posibles sanciones en caso de incumplimiento.
¿Qué es el registro horario electrónico obligatorio?
El registro horario electrónico obligatorio es una herramienta digital que permitirá a los trabajadores registrar de forma autónoma sus horas laborales. Su objetivo principal es garantizar la trazabilidad, objetividad y accesibilidad de los registros, además de facilitar la supervisión por parte de la Inspección de Trabajo y los sindicatos.
Claves del registro horario electrónico obligatorio
- Registro por parte de los trabajadores:
- Los empleados deberán registrar personalmente el inicio y el fin de su jornada, así como pausas, como el tiempo de comida.
- El registro deberá hacerse de forma inmediata, lo que significa que las soluciones digitales deben ser rápidas y accesibles.
- Categorías de horas trabajadas:
- Los registros deberán desglosar las horas en:
- Ordinarias.
- Extraordinarias.
- Complementarias (en el caso de contratos a tiempo parcial).
- Los registros deberán desglosar las horas en:
- Resúmenes mensuales:
- A los trabajadores a tiempo parcial se les deberá entregar un resumen mensual con el detalle de sus horas trabajadas.
- También se deberá informar a todos los empleados sobre las horas extraordinarias realizadas, junto con la nómina.
- Autenticidad y trazabilidad:
- Los sistemas de registro deberán garantizar que los datos sean confiables y rastreables.
- Cualquier modificación en los registros deberá quedar documentada.
- Interoperabilidad y acceso remoto:
- Los registros deberán ser accesibles para la Inspección de Trabajo y los representantes legales de los empleados en tiempo real, incluso de manera remota.
- Las soluciones deberán integrarse con otros sistemas para facilitar su supervisión.
- Almacenamiento durante 4 años:
- Las empresas estarán obligadas a guardar los registros horarios durante al menos 4 años.
Multas por incumplimiento
El incumplimiento del registro horario electrónico podría ser considerado una infracción grave, con multas que oscilarán entre 1.000 € y 10.000 € por trabajador afectado. Además, las empresas tendrán la carga de la prueba, lo que significa que deben demostrar que cumplen con la normativa para evitar sanciones.
Cuándo entrará en vigor el registro horario electrónico obligatorio
Aunque el Anteproyecto de Ley ya está redactado, se espera que el trámite parlamentario sea complejo y se prolongue hasta mediados de 2025. Esto significa que la normativa podría entrar en vigor en 2026 , dando tiempo a las empresas para adaptarse.
Sin embargo, algunos requisitos técnicos, como la interoperabilidad y el acceso remoto, dependerán de un reglamento que se desarrollará tras la aprobación de la ley.
Cómo prepararse desde ahora
- Adopta un software de control horario:
Busca soluciones que permitan a los empleados registrar sus jornadas de forma autónoma, que sean trazables y que ofrezcan la posibilidad de generar informes automáticos. - Forma a tu equipo:
Es importante que los trabajadores estén al tanto de las nuevas responsabilidades que implicarán este registro y cómo utilizar las herramientas digitales. - Consulta a un asesor laboral:
Para asegurarte de cumplir con los requisitos legales, es fundamental contar con el apoyo de un experto que te ayudará a implementar los cambios necesarios.
Conclusión
Aunque el registro horario electrónico obligatorio aún no es una realidad, las empresas deben estar preparadas para su implementación. Adoptar soluciones tecnológicas adecuadas y anticiparse a los cambios legislativos puede ser la clave para evitar sanciones y conflictos legales en el futuro.
En Ser Conectados , te ayudamos a elegir las herramientas y estrategias necesarias para gestionar tu negocio de manera eficiente y cumpliendo siempre con la normativa.